Qualche giorno fa ho concluso negativamente una mediazione che mi ha fatto riflettere molto sul ruolo dell’avvocato all’interno del procedimento. Per ovvie ragioni di riservatezza non parlerò della materia, delle parti né del contenuto della controversia. Mi interessa soltanto un aspetto professionale che credo meriti una riflessione più generale. Una delle parti non partecipava personalmente ed era rappresentata dal proprio avvocato, munito di delega sostanziale. Formalmente, dunque, sembrava esserci ciò che occorreva per consentire al rappresentante di negoziare. Il problema era un altro: nel corso degli incontri il professionista ha più volte dichiarato di non conoscere adeguatamente la questione. A un incontro non ha partecipato; a quello successivo, impegnato contemporaneamente in altra questione, ha potuto dedicare alla mediazione soltanto pochi minuti, senza fornire un contributo sostanziale alla discussione. Alla fine della procedura, nonostante diversi incontri, gli avvocati delle altre parti continuavano a chiedersi quale fosse realmente la posizione della parte istante. Persino la conclusione formale del procedimento e la raccolta delle sottoscrizioni hanno richiesto più fatica del normale.
Non voglio trasformare un episodio professionale in un giudizio disciplinare sul comportamento di un singolo avvocato. Non spetta al mediatore farlo e, soprattutto, la responsabilità deontologica non può essere ricavata automaticamente da una singola assenza o da una prestazione professionale insoddisfacente. Il Consiglio Nazionale Forense ha più volte chiarito che non ogni inadempimento o errore integra di per sé un illecito disciplinare e che, perché ciò avvenga, occorre una trascuratezza rilevante e non scusabile degli interessi dell’assistito. Ma proprio per questo credo sia più interessante spostare il discorso dal singolo caso a una domanda molto più importante: che cosa significa assistere seriamente un cliente in mediazione?
La delega sostanziale non basta
L’art. 8 del d.lgs. 28/2010 è oggi molto chiaro. La regola è la partecipazione personale della parte; quando esistono giustificati motivi, una persona fisica può delegare un rappresentante, ma la legge richiede che quest’ultimo sia contemporaneamente a conoscenza dei fatti e munito dei poteri necessari per la composizione della controversia. Sono due requisiti distinti e devono esistere entrambi. Avere il potere di firmare un accordo serve a poco se non si conosce la vicenda; conoscere perfettamente il fascicolo serve altrettanto poco se, ogni volta che emerge una possibile soluzione, bisogna telefonare a qualcun altro per chiedere se la si possa accettare.
La Cassazione ha recentemente ribadito, con l’ordinanza n. 21405 del 23 giugno 2026, che la partecipazione attraverso un rappresentante deve essere reale e non meramente formale. Nel caso esaminato dalla Corte, una dipendente era stata delegata a “presenziare” mentre al difensore era stato attribuito il compito di “assistere”: non era sufficiente, perché mancavano effettivi poteri sostanziali che consentissero una vera disponibilità dei diritti controversi. Ma la norma, a mio avviso, contiene anche un passaggio forse ancora più elementare: il rappresentante deve conoscere i fatti. Una delega sostanziale perfettamente redatta non può trasformare in un vero rappresentante negoziale chi arriva al tavolo senza conoscere la controversia.
Lo stesso art. 8 aggiunge qualcosa che dovrebbe essere tenuto presente più spesso: le parti e gli avvocati che le assistono devono cooperare in buona fede e lealmente affinché si realizzi un effettivo confronto sulle questioni controverse. “Effettivo confronto” non significa essere semplicemente collegati a una piattaforma, comparire per alcuni minuti o dichiarare che si prende atto delle posizioni altrui. La mediazione non è un’udienza nella quale basta presentarsi per poter dire di avere adempiuto al proprio compito. Nessuno deciderà al posto delle parti e, se chi rappresenta il cliente non conosce la controversia, non ha approfondito le sue esigenze e non sa quale margine negoziale esista, il mediatore può fare ben poco.
Il dovere di competenza vale anche in mediazione
Il Codice deontologico forense non limita il dovere di competenza alla redazione degli atti o alla partecipazione alle udienze. L’art. 12 richiede all’avvocato di svolgere la propria attività con coscienza e diligenza, assicurando la qualità della prestazione; l’art. 14 gli impone di non accettare incarichi che non sia in grado di svolgere con adeguata competenza; l’art. 26 parte da una formulazione ancora più esplicita: l’accettazione dell’incarico professionale presuppone la competenza a svolgerlo.
Naturalmente competenza non significa infallibilità. Nessun avvocato può conoscere a memoria ogni documento di un fascicolo complesso e nessuno è tenuto ad avere immediatamente una risposta per qualsiasi questione che emerga durante una trattativa. Significa però prepararsi seriamente per l’attività che si deve svolgere. E la mediazione è attività professionale a tutti gli effetti. Anzi, richiede una preparazione in parte diversa da quella necessaria per la causa: bisogna conoscere fatti, documenti, norme e precedenti, ma bisogna anche sapere che cosa vuole realmente il cliente, quali risultati considera accettabili, quali non accetterà, quali rischi presenta l’alternativa giudiziale, quanto pesano per lui il tempo e i costi e quali possibili soluzioni, diverse dalla semplice corresponsione di una somma, potrebbero soddisfarne gli interessi.
Se rappresento una parte con delega sostanziale, devo sapere almeno entro quali limiti posso muovermi, quali opzioni posso esplorare e quali decisioni posso assumere. Non significa ricevere dal cliente un copione rigido prima dell’incontro: la negoziazione non funzionerebbe così. Significa però avere parlato seriamente con lui e sapere dove vogliamo andare.
Ancora di più se rappresento chi ha promosso la mediazione
C’è poi un aspetto che trovo particolarmente difficile da comprendere quando la mancanza di preparazione riguarda proprio la parte istante. È quest’ultima ad avere deciso di avviare il procedimento. Dovrebbe quindi sapere che cosa chiede e perché lo chiede. Naturalmente nel corso della mediazione la posizione può cambiare, e spesso è proprio ciò che speriamo accada: si ascoltano le altre parti, si acquisiscono informazioni, si comprende che esistono soluzioni diverse da quelle immaginate all’inizio. Ma una cosa è modificare consapevolmente la propria posizione; un’altra è arrivare alla fine di una procedura senza che gli altri abbiano ancora capito quale fosse.
Non significa che la parte debba scoprire tutte le proprie carte. La riservatezza e la strategia negoziale sono essenziali e nessuno è tenuto a comunicare alla controparte il proprio limite massimo o minimo. Ma per negoziare deve esistere almeno una posizione comprensibile con la quale confrontarsi. Altrimenti non c’è una trattativa: c’è semplicemente qualcuno che aspetta di capire che cosa voglia l’altro.
La mediazione richiede tempo vero
Capisco perfettamente gli impegni degli avvocati, perché faccio lo stesso mestiere. Udienze, clienti, telefonate, riunioni, scadenze e convegni possono sovrapporsi. Può accadere anche che un’urgenza sopravvenuta renda impossibile partecipare a un incontro già fissato. Ma quando si accetta di rappresentare sostanzialmente una parte in mediazione bisogna riservare alla procedura il tempo necessario. Collegarsi per pochi minuti tra un impegno e l’altro può essere inevitabile una volta; difficilmente può essere considerato un modo adeguato di partecipare.
La negoziazione ha bisogno di tempo perché le posizioni si muovano. Una proposta inizialmente inaccettabile può diventare interessante modificandone due elementi; una dichiarazione apparentemente rigida può nascondere un’esigenza sulla quale è possibile lavorare; una pausa può consentire alla parte di riflettere su qualcosa che fino a pochi minuti prima rifiutava in modo assoluto. Ma perché tutto questo accada bisogna esserci davvero. E non basta neppure arrivare preparati sul merito: occorre essere disponibili a contribuire al procedimento fino alla sua conclusione, compresa la sottoscrizione del verbale prevista dall’art. 11 del d.lgs. 28/2010. Anche questo non è un fastidioso adempimento successivo alla mediazione: è parte della procedura.
Il mediatore non può sostituire il difensore della parte
A volte si ha la sensazione che un fascicolo non preparato possa essere recuperato dal mediatore nel corso dell’incontro. Non è così. Il mediatore può aiutare le parti a comunicare, porre domande, individuare interessi che non erano emersi, verificare possibili opzioni e lavorare sulle distanze. Può fare molto, ed è proprio questa la parte più interessante del nostro lavoro. Ma non può preparare il fascicolo al posto dell’avvocato e soprattutto non può stabilire quale sia l’interesse del cliente rappresentato da qualcun altro.
Se da una parte del tavolo non c’è nessuno che conosca realmente la controversia, sappia che cosa vuole la parte e possa elaborare una posizione, manca uno degli interlocutori necessari. Il mediatore può provare a colmare alcune distanze, ma non può inventare la posizione negoziale di una parte.
E a perdere, in questi casi, non è soltanto la mediazione. Il cliente ha affidato a un professionista la tutela dei propri interessi, può avere sostenuto costi per il procedimento, per il difensore e per eventuali consulenti e, soprattutto, può avere perso un’occasione che non tornerà nelle stesse condizioni. Una volta iniziata la causa possono aumentare i costi, irrigidirsi le posizioni, peggiorare i rapporti e cambiare le condizioni economiche. Una mediazione affrontata male può quindi essere non soltanto una procedura conclusa senza accordo, ma un’opportunità professionale sprecata.
Competenza non significa parlare più degli altri
L’avvocato bravo in mediazione non è necessariamente quello che parla di più, né quello che arriva con cinquanta pagine di memoria da leggere al mediatore. Non occorre trasformare l’incontro in un’arringa e nemmeno dimostrare alla controparte di avere studiato più sentenze. Occorre conoscere bene la controversia, sapere quando parlare e quando ascoltare, distinguere le posizioni dagli interessi, comprendere quando una proposta apparentemente lontana contiene un elemento utile, saper formulare una concessione senza farla apparire come una resa e preparare il cliente alle diverse possibili evoluzioni della trattativa.
Se poi l’avvocato assume anche la rappresentanza sostanziale della parte, serve qualcosa in più: deve essere realmente in grado di rappresentarla. Non soltanto perché esiste una procura che lo dice.
In conclusione
La mediazione dalla quale sono partito si è conclusa senza accordo. Può succedere e succede continuamente. Non considero mai il mancato accordo, da solo, il fallimento della procedura: una mediazione può essere utile anche se non si concilia. Quello che trovo molto più difficile da accettare è arrivare alla fine senza che gli altri partecipanti abbiano nemmeno potuto comprendere quale fosse realmente la posizione di una delle parti.
La legge chiede che il rappresentante conosca i fatti e disponga dei poteri necessari per comporre la controversia. Chiede inoltre alle parti e agli avvocati di cooperare lealmente affinché vi sia un confronto effettivo. Il Codice deontologico pretende dall’avvocato competenza, diligenza e qualità della prestazione. Non mi sembrano richieste eccessive.
La mediazione sta diventando una componente sempre più importante del lavoro dell’avvocato e perché funzioni non basta avere mediatori preparati. Devono esserlo anche i professionisti che assistono e rappresentano le parti.
Essere presenti in mediazione non significa semplicemente essere nella stanza o collegati a una piattaforma. Significa conoscere il problema, conoscere il cliente ed essere in grado di contribuire realmente alla ricerca di una soluzione.
Per informazioni e assistenza sull’argomento, info@studiotantalofornari.it e 0632609190 (anche Whatsapp).
Tag: mediazione civile, avvocato in mediazione, dovere di competenza, deontologia forense, delega sostanziale, partecipazione personale, negoziazione, d.lgs. 28/2010, Cassazione 21405/2026, Luca Tantalo, ADR Center

